Cách họp trực tuyến hiệu quả do khi work from home

Đại dịch COVID-19 kéo dài, xu hướng thích ứng với đại dịch buộc nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ phải thay đổi cách thức làm việc, từ làm việc tại công sổ chuyển sang dành thời gian mỗi ngày tại phòng làm việc ở nhà. Làm việc từ xa là một thử thách với nhân viên và càng là nỗi đau đầu của các quản lý khi phải việc quản lý công việc thông qua việc họp online. Chắc hẳn sẽ không tránh khỏi các vấn như giảm thiểu tương tác giữa các thành viên và cuộc họp dễ dẫn đến nhàm chán và mất tập trung.

Với những khó khăn trên, cần có những nguyên tắc và giải pháp khi tổ chức và tham gia cuộc họp online để đảm bảo cho tính hiệu quả trong công việc.

1. Thống nhất nền tảng công nghệ

Để cuộc họp diễn ra trôi chảy, nền tảng công nghệ là yếu tố đầu tiên cần cân nhắc để giúp hỗ trợ một cuộc họp trực tuyến hiệu quả. Mỗi thành viên sẽ sử dụng các thiết bị điện tử khác nhau khi WFH, bao gồm laptop, tai nghe, điện thoại.. Vì thế nên chọn nền tảng phù hợp và tối ưu được tính năng với nhiều thiết bị và dễ sử dụng. Nên yêu cầu mọi người kiểm tra trước điều kiện thiết bị và phản hồi. Ngoài ra, có thể cân nhắc đầu tư cho mỗi nhân viên một tai nghe kèm mic chất lượng cao có khả năng giúp loại bỏ tiếng ồn xung quanh. Điều này hữu ích hơn bạn tưởng, nhất là đối với những nhân viên sống trong gia đình đông người.

2. Đảm bảo sự ổn định của kết nối mạng khi cuộc họp diễn ra

Tính hiệu kết nối rất quan trọng, với tình hình cáp quang thường trong thời gian gần đây gặp vấn đề cũng ảnh hướng rất nhiều đến kết nối. Cần nhắc nhở các thành viên nên chuẩn bị các phương án kết nối thay thế như sử dụng 3G, 4G khi tính hiệu wifi yếu. Đừng để tính trạng bất kỳ thành viên nào bị miss thông tin chỉ vì không thể kết nối hoặc kết nối yếu.

3. Có kế hoạch cuộc họp rõ ràng

Ngay cả cuộc họp online cũng cần có kế hoạch rõ ràng về thời gian và mục đích. Cuộc họp online có nhiều mục đích: chia sẻ thông tin, brainstorming tìm giải pháp, thông báo chính sách... Nếu nội dung của của cuộc họp không được chuẩn bị kỹ càng cũng sẽ khiến các thành viên khác dễ bị xao nhãng.

4. Tắt Mic khi cần thiết

Trong quá trình diễn ra cuộc họp chắc chắn sẽ có những tiếng ồn như\tiếng gõ bàn phím, tiếng TV, vật nuôi và tiếng của các thành viên khác trong gia đình… Do đó, các thành viên nên tắt âm thanh nếu chưa có ý kiến cần trao đổi và không thể kiểm soát được tiếng ồn xung quanh.

5. Chỉnh chu trong trang phục khi họp online

Có rất nhiều doanh nghiệp yêu cầu nhân viên mặt đồng phục đi làm khi họp và làm việc tại nhà. Điều này nhằm giúp cho nhân viên vẫn có cảm giác như đang đi làm trong văn phòng vì thế mà tác phong chuyên nghiệp hơn khi WFH. Tuy nhiên, không nhất thiết là phải đồng phục chỉnh chu như đi làm mà có nên yêu cầu mọi người ăn mặc lịch sự khi bắt đầu họp online. Ngoài ra chuẩn bị bàn làm việc gọn gàng, thuận tiện trong suốt buổi họp.

6. Tập trung vào các vấn đề chính

Việc đối mặc với màn hình laptop, máy tính hay điện thoại khô khan dễ làm cho mọi trường sẽ cảm thấy buồn chán. Vì vậy hãy đi thẳng vào vấn đề và tránh cách nói dài dòng, tập trung vào mục tiêu của cuộc họp mà ban đầu đã đề ra.

Trên là 6 điều gợi ý từ nội thất MOHO để đem lại sự hiệu quả và đảm bảo các thành viên vẫn có thể nắm rõ tình hình công việc của  mình và các thành viên khác. Những bí quyết trên không chỉ giúp các thành viên cảm thấy thoải mái hơn khi ngồi trước camera mà còn tăng cường khả năng điều hành và quản lý của cấp trên. Theo thời gian, chắc chắn bạn sẽ tổ chức họp online hay thậm chí họp trực tiếp ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Xem thêm:

7 Cách giúp con học online vẫn đạt hiệu quả như trên lớp →

Làm thế nào để tạo góc làm việc tại nhà truyền cảm hứng? →

Mua hàng tại Nội thất MOHO

Website: moho.com.vn

Địa chỉ Showroom: 162 HT17, P. Hiệp Thành, Q. 12, TP. HCM.

Nội thất MOHO miễn phí vận chuyển toàn khu vực TPHCM, Biên Hòa và một số khu vực tại Bình Dương.